V dnešní uspěchané době je řád velice důležitý, zvláště, pokud se jedná o řád ve firemních dokumentech. Pokud máte papíry poházené různé po stole nebo uložené jen tak v zásuvce stolu, riskujete nejen to, že v případě potřeby budete muset hledat papíry, které budete aktuálně potřebovat nebývale dlouho, ale navíc takto můžete i některé ztratit, což může v konečném důsledku znamenat hodně nepříjemností. To je důvod, proč si udělat v kanceláři v dokumentech konečně pořádek. Nemusíte kvůli tomu vytvářet žádný složitý systém, bohatě postačí, když si pořídíte do své kanceláře klasickou kartotéku.

Hlavním důvodem, proč si kartotéku pořídit, je samozřejmě jednodušší utřídění všech písemností, které v kanceláři nebo i doma máte. V případě, že budete důslední a jednotlivé složky si správně označíte, měli byste mít v tomto případě jistotu, že vše potřebné najdete na první dobrou a už se vám nikdy žádné papíry neztratí. Kartotéka má smysl i v případě, že máte veškeré písemnosti zálohované v počítači. Technika může totiž začít zlobit, a to většinou ve chvíli, kdy to nejméně potřebujete. Takto zálohovat důležité dokumenty je samozřejmě důležité, už jen kvůli ztráty těch fyzických, ale neměli byste se spoléhat pouze na to. Kartotéka je rozhodně nezbytným doplňkem každé správně řízené kanceláře a nejde se bez ní prakticky obejít.

Samotné kartotéky obvykle nepatří mezi zdobné prvky místnosti, ale koupit si můžete i kousky, které svým designem vynikají. Ty jsou však obvykle dražší. Chcete-li tedy pouze praktického pomocníkem, klidně si vyberte strohý model, který sice nedisponuje žádný úžasnými vizuálními kvalitami, ale který bude dokonale účelný.

Obecně se dají koupit tři základní typy kartoték – celodřevěné, plechové a plechové s dřevěnými doplňky. Plechové jsou nejodolnější, ale dřevěné druhy zase lépe vypadají.